Während Sie diesen Artikel lesen, ist die Betaversion des neuen Office bereits als Download erhältlich. Wir konnten bereits kurz davor einen ersten Blick auf die neuen Funktionen werfen, die nicht nur unseren Arbeitsalltag erleichtern sollen, sondern auch die „Arbeit“ in unseren sozialen Netzwerken. Und der erste Eindruck zeigt, dass hier viel Entwicklungsarbeit im Detail liegt, um das Gesamtpaket anwenderfreundlicher zu gestalten.

Von Beginn an hat sich Microsoft das Wort „benutzerfreundlich“ an die Windows-Fahne geheftet, und bis heute hat man auch versucht diesem Credo treu zu bleiben. So natürlich auch in der kommenden Office Version 2010. Obwohl die Neuerungen auf den ersten Blick nicht gerade revolutionär erscheinen und viele Features auch schon jetzt verfügbar sind, ist deren Zusammenführung im Gesamtpaket doch als kleiner Meilenstein in Richtung Zukunft zu sehen.

Und diese Zukunft liegt einmal mehr im Internet. Dahinter liegt eine eigentlich schon recht alte Vision von Bill Gates bzw. Microsoft, in der alle Anwendungen und Dokumente auf einem zentralen Server liegen und der Anwender nur noch mit seinem PC (Netbook) in das Netzwerk einsteigt, um seine Arbeit zu erledigen. Soweit ist man aber mit Office 2010 noch nicht, denn die Software muss immer noch lokal installiert sein, doch besonders bei den Dokumenten wird man bald nicht mehr großartig unterscheiden, wo ihr physikalischer Standort ist.

Facebook und Skype waren gestern, Office ist heute!

Das Zauberwort heißt „Windows Live“ und der Zauberspruch dazu ist der eigene Account. Mit seiner „Windows Live ID“ (im Normalfall die eigene Mailadresse und ein Passwort) loggt man sich in das Windows Live Netzwerk ein und hat nun Zugang zu einer Reihe von Funktionen, die auch in Office miteinander verknüpft sind. Ein deutlicher Schwerpunkt bei der Version 2010 liegt nämlich in der problemlosen Zusammenarbeit über örtliche Grenzen hinweg.

Das geschieht hauptsächlich durch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, und zwar gleichzeitig. Man kann also andere Personen „einladen“ und so gemeinsam an einem Word-Dokument oder einer Powerpoint-Präsentation arbeiten. Man spart sich daher das Versenden per Mail zur Durchsicht und Korrektur und ist so natürlich um einiges effektiver. Doch das ist noch nicht alles.

Um zu sehen, ob die benötigte Person überhaupt erreichbar ist, wurde in Outlook 2010 eine Messenger Funktion implementiert. Ein farbiger Punkt neben der betreffenden Kontaktperson zeigt nämlich immer an, ob sie gerade frei (grün), beschäftigt (orange) oder gar nicht erreichbar ist beziehungsweise können so auch Statusmeldungen angezeigt werden („Bin im Meeting!“ oder „Komme um 13h“). Ist eine Person frei, kann man aber auch gleich eine Sofortnachricht senden, also chatten, oder sie sogar – wie in Skype - per Mausklick anrufen, sofern am eigenen PC Mikrofon und Lautsprecher vorhanden sind.

Falls das Arbeiten zur gleichen Zeit nicht möglich ist, bleibt immer noch der gemeinsame Zugriff über den Sharepoint, der im Firmennetzwerk und natürlich auch in einem Workspace im Internet liegen kann, wobei diese Alternative ja bereits in Office 2007 als „Groove“ zur Verfügung steht. Diese durchaus sinnvolle Weiterentwicklung beim gemeinsamen Arbeiten ist also eigentlich nicht ganz neu, aber in dieser einfachen Form erst ab 2010 möglich.

Apropos praktisch

Neben dem grenzenlosen Arbeiten über das Internet hat die neue Office Version auch sonst einiges zu bieten. So wird es zum Beispiel bei Outlook eine neue Funktion geben, um Ordner zusammenzuräumen. Ein Rechtsklick auf den entsprechenden Ordner öffnet dabei wie gewohnt die Menüliste, wo jetzt auch eine Option auftaucht, redundante Mails zu entfernen. Das bedeutet, dass nichts an Inhalt verloren geht, jedoch Mails, in denen dasselbe steht, in den Mistkübel wandern. Das hat sich im ersten Test bereits als wirklich praktisch erwiesen. Man glaubt gar nicht, wie viel „Müll“ man aus Angst speichert, wertvolle Informationen könnten verloren gehen.

Auf der anderen Seite können dafür zusammenhängende Informationen durch Linien veranschaulicht werden, welche die dazugehörigen Elemente (E-Mails etc.) verbinden, wodurch man alle wesentlichen Unterlagen schnell zur Hand hat.

Noch praktischer geworden ist aber auch die Gestaltung der Dokumente. Hier können jetzt sehr intuitiv diverse grafische Elemente eingebaut werden, vom einfachen Bild bis zum Kurzfilm, um den Inhalt noch anschaulicher zu präsentieren, ohne diese vorher in einem anderen Programm vorbereiten zu müssen. Bilder können so bereits im Dokument bearbeitet werden, z.B. um Helligkeit oder Kontrast zu ändern, wobei das Ergebnis in einer Voransicht sofort sichtbar wird. Genauso einfach funktioniert das Einbinden eines Kurzfilms in Powerpoint, den man auch direkt im Programm schneiden kann, beispielsweise um nur eine bestimmte Szene daraus auszuwählen.

Dasselbe gilt auch für die zahlreichen visuellen Effekte, mit denen Office 2010 ausgestattet sein wird. Diverse 3D-Optionen lassen das Element plastisch erscheinen, anschließend kann man es noch drehen und kippen, sogar einfache Schriften lassen sich mit Spiegelungen versehen oder kreativ gestalten, um den passenden Eindruck zu erzielen.

Das sind jedoch nur einige von vielen Details, viel wichtiger ist selbstverständlich das einfachere Arbeiten im Allgemeinen. Vereinheitlicht wird das alles mit der Menüleiste, die in allen Programmen annähernd gleich ist, um sich schnell zurechtfinden zu können. Sie ist eine konsequente Fortsetzung der Vorgängerversion, allerdings kann man sie jetzt auch nach oben wegklappen, um mehr Platz für das Dokument zu haben.

Das Hauptmenü wird wie gewohnt links oben zu finden sein, jedoch klappt dann eine modifizierte Menüleiste herunter, die einige neue Funktionen aufweisen wird, wie beispielsweise die erwähnten Möglichkeiten der Sharepoint-Nutzung, und die Punkte beinhaltet, die sonst nur über andere Menüs (Extras etc.) erreichbar waren.

In Summe ist diese einheitliche Menüstruktur nicht nur praktisch, sondern sogar notwendig, um die vielfältigen Funktionen und Möglichkeiten von Office 2010, von denen wir hier nur die wichtigsten kurz streifen könnten, überschaubar zu halten. Aber das scheint größtenteils gelungen.

Fazit:

MS Office 2010 hat es in sich, das kann auch nach der kurzen Probezeit mit der Betaversion gesagt werden, selbst wenn hier natürlich noch nicht alles reibungslos funktionierte. Erfreulicherweise haben die Entwickler dabei nicht versucht, das Rad neu zu erfinden, sondern bewährte Komponenten zusammenzuführen. Viele Neuerungen sind in den Details verborgen, doch wenn man sich erst einmal an sie gewöhnt hat, wird man sie nicht mehr missen wollen. Und das ist immer ein gutes Zeichen.